Kodeks Etyki ALFACO POLSKA sp. z o.o. - członka Grupy CAREL

Wprowadzenie

Niniejszy Kodeks przedstawia zobowiązania etyczne i odpowiedzialności podjęte przez Zarząd, pracowników oraz innych współpracowników spółki ALFACO POLSKA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu (dalej zwanej również „Spółką” lub „ALFACO”), należącej do Grupy CAREL, w prowadzeniu działalności gospodarczej i spraw korporacyjnych.

Spółka uważa, że etyka w prowadzeniu swojej działalności to niezbędny warunek sukcesu, narzędzie promocji wizerunku i kluczowy kapitał Spółki. W tym celu spółka ALFACO postanowiła inkorporować Kodeks Etyki obowiązujący w Grupie CAREL zgodny z zasadami uczciwości, lojalności i szczerości, które już zostały zastosowane przez Spółkę. Ma to na celu uregulowanie działań poprzez określone normy postępowania.

Niniejszy kodeks ma charakter wiążący dla Spółki oraz całości kierownictwa, pracowników i współpracowników Spółki. Spółka ALFACO wymaga również, aby wszyscy jej kluczowi interesariusze (w tym między innymi spółki stowarzyszone, spółki zależne, główni dostawcy) postępowali zgodnie z zasadami Kodeksu w ramach swoich niezależnych obowiązków służbowych, a w szczególności we wszelkich interakcjach ze spółką ALFACO, przestrzegając swoich odpowiednich wartości religijnych, kulturowych i społecznych.

 

Kodeks Etyki składa się z:

  • ogólnych zasad, które regulują relacje z interesariuszami i treściwie określają kluczowe wartości, którymi kieruje się spółka ALFACO;
  • kryteriów postępowania wobec każdej grupy interesariuszy, które dostarczają konkretnych wytycznych i zasad, których pracownicy, współpracownicy i dyrektorzy spółki ALFACO są zobowiązani przestrzegać, aby zapewnić zgodność z ogólnymi zasadami i zapobiec ryzyku nieetycznego postępowania;
  • mechanizmów wdrożeniowych opisujących system kontroli mający na celu zapewnienie zgodności z Kodeksem Etyki oraz jego ciągłe doskonalenie.

W celu zapewnienia jego skuteczności i mocy wiążącej, Kodeks Etyki zostanie opublikowany na stronie internetowej Spółki Alfaco Polska Sp. z o.o.; będzie dostarczany wszystkim nowym pracownikom i współpracownikom Spółki od etapu rekrutacji oraz rozpowszechniany wśród wszystkich tych, którzy utrzymują relacje ze Spółką.

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

Definicje

W niniejszym Kodeksie poniższe wyrażenia mają znaczenie określone poniżej:
„Kodeks” oznacza niniejszy Kodeks i wszelkie dołączone do niego załączniki, okresowo uzupełniane lub zmieniane;


„Współpracownicy”oznacza osoby utrzymujące relacje ekonomiczno-finansowe ze Spółką lub inne osoby zatrudnione na podstawie umów o współpracy o charakterze stałym i ciągłym oraz personel kontraktowy, głównie na zasadzie B2B  oraz pracę okazjonalną, a także każdą inną osobę podlegającą kierownictwu lub nadzorowi któremukolwiek z Menadżerów i/lub Zarządowi Spółki;

„Odbiorcy" oznacza osoby, do których mają zastosowanie postanowienia niniejszego Kodeksu, a w szczególności Pracowników, Współpracowników, Dyrektorów, Menadżerów;

"Pracownicy" oznacza osoby zatrudnione przez spółkę na podstawie umowy o pracę, w tym osoby z umową o pracę na czas określony lub w niepełnym wymiarze godzin;

"Zarząd Spółki" oznacza, zgodnie z aktualnym stanem, członków Zarządu Spółki powołanych zgodnie z Kodeksem spółek handlowych;

„Menedżerowie” oznacza każdego pracownika odpowiedzialnego za jeden lub więcej działów spółki ALFACO, zgodnie z okresowo obowiązującym schematem organizacyjnym spółki.

Działalność i wartości spółki ALFACO

Spółka ALFACO POLSKA sp. z o.o. jest czołowym dystrybutorem zintegrowanych rozwiązań w zakresie urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych. Klienci Spółki to zarówno przedsiębiorstwa, kanał biznesu dla biznesu (B2B), jak i użytkownicy końcowi oraz dystrybutorzy.

Spółka prowadzi bezpośrednią działalność w Polsce, Ukrainie i obszarze Morza Bałtyckiego. Jest strategicznym partnerem dystrybucyjnym dla światowych producentów HVAC/R, sprzedając ich produkty w Europie Środkowo Wschodniej.

Spółka od 2017 r. jest członkiem Grupy CAREL, światowego lidera w produkcji sterowników dla systemów klimatyzacji, chłodnictwa oraz ogrzewnictwa, jak również systemów nawilżania oraz chłodzenia diabatycznego. 

Poniższe wartości stanowią trzon działalności spółki ALFACO:

C - Customer First (klient na pierwszym miejscu - zrozumienie potrzeb, uwzględnienie życzeń, gwarancja jakości)

A - Achievement (osiągnięcia - osobiste zaangażowanie, osiąganie wyników)

R - Respect (szacunek - dla ludzi, współpracowników, partnerów, środowiska)

E - Evolution (ewolucja - innowacje, technologia, ergonomia)

L - Learning (nauka - rozwój osobisty, doskonalenie zawodowe, rozwój firmy).

Zakres i skuteczność Kodeksu

Postanowienia niniejszego Kodeksu mają zastosowanie do Odbiorców, chyba że Kodeks stanowi inaczej i podlegają, w każdym przypadku, zastosowaniu obowiązujących przepisów prawnych i umownych (w tym ogólnokrajowych, lokalnych oraz firmowych układów zbiorowych), obowiązujących w danym czasie w ich relacjach ze spółką ALFACO.

Te same postanowienia mają również zastosowanie do kierownictwa firmy, pracowników oraz spółek zależnych spółki ALFACO.

Niniejszy Kodeks obejmuje także osoby trzecie, z którymi spółka ALFACO utrzymuje stosunki, zgodnie z prawem i zawartymi z nimi umowami, oraz w ramach ograniczeń określonych przez niniejszy Kodeks.

Skuteczność Kodeksu wobec Pracowników, Współpracowników, Menedżerów i Kierownictwa

Przestrzeganie niniejszego Kodeksu stanowi integralną część obowiązków umownych Pracowników, zgodnie z postanowieniami art. 100 § 1 Kodeksu pracy.

Naruszenie zasad określonych w niniejszym Kodeksie może stanowić naruszenie umowy i/lub wykroczenie dyscyplinarne oraz, w stosownych przypadkach, może wymagać odszkodowania za ewentualne szkody wyrządzone Spółce, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami oraz układami zbiorowymi, mającymi zastosowanie w danym czasie.

Odbiorcy są zobowiązani do przestrzegania postanowień niniejszego Kodeksu zarówno w relacjach między sobą (relacje wewnętrzne), jak i z osobami trzecimi (tj. relacje zewnętrzne).

W szczególności:

  1. podczas wykonywania swoich obowiązków administracyjnych i kontrolnych, kierownictwo Spółki kieruje się zasadami niniejszego Kodeksu;
  2. Menedżerowie dostosowują swoje postępowanie do zasad określonych w niniejszym Kodeksie i wymagają od Pracowników oraz Współpracowników ich przestrzegania. W tym celu Menedżerowie dają przykład swoim postępowaniem. W ramach niniejszego Kodeksu każdy Menedżer jest bezpośrednio odpowiedzialny za koordynację i/lub kontrolę podległych mu Współpracowników oraz nadzoruje ich w celu zapobiegania ewentualnym naruszeniom niniejszego Kodeksu. W szczególności, każdy Menedżer jest zobowiązany do:
  • informowania Współpracowników i Pracowników znajdujących się pod jego nadzorem, w sposób jasny, precyzyjny i kompleksowy, o obowiązkach, jakie muszą spełnić, a w szczególności o obowiązku przestrzegania praw niniejszego Kodeksu;
  • jednoznacznego informowania Współpracowników i Pracowników znajdujących się pod jego nadzorem, że oprócz dezaprobaty dla wszelkich naruszeń niniejszego Kodeksu, takie nadużycia mogą stanowić złamanie umowy i/lub wykroczenie dyscyplinarne, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami, co może skutkować sankcjami;
  • niezwłocznego zgłaszania swoich spostrzeżeń oraz wszelkich informacji dotyczących potencjalnych lub faktycznych naruszeń niniejszego Kodeksu przez dowolnego Pracownika lub Współpracownika, które zostały mu zgłoszone przez Współpracowników i Pracowników podlegających jego nadzorowi, swojemu przełożonemu lub Zarządowi;
  • w ramach swoich uprawnień, wdrażania lub promowania przyjęcia odpowiednich środków mających na celu uniknięcia przedłużania się naruszeń i zapobiegania represjom wobec Współpracowników i Pracowników znajdujących się pod jego nadzorem lub jakiegokolwiek innego Pracownika lub Współpracownika;
  • Pracownicy i Współpracownicy dostosowują swoje postępowanie do zasad określonych w niniejszym Kodeksie oraz powiadomień otrzymanych od swoich Menedżerów.

Bez uszczerbku dla uprawnień przypisanych Zarządowi Spółki w odniesieniu do Pracowników, Współpracowników, każdy Menedżer będzie wypełniał swoje obowiązki zgodnie z postanowieniami Kodeksu, a także wynikającymi z niego zaleceniami lub instrukcjami wydanymi przez Zarząd, a także procedurami wdrożeniowymi i kontrolnymi przyjmowanymi okresowo przez Spółkę.

W miarę konieczności Spółka będzie promować stosowanie Kodeksu wobec Odbiorców poprzez zawieranie w stosownych umowach określonych klauzul, ustanawiających obowiązek przestrzegania postanowień niniejszego Kodeksu.

Zarząd będzie monitorować wdrożenie powyższych zapisów.

Ponadto Zarząd będzie monitorować, aby przy wyborze kandydatów na stanowisko Pracownika, Współpracownika i Menadżera, oceniana była również zgodność osobistych i zawodowych cech kandydatów z postanowieniami niniejszego Kodeksu.

Skuteczność Kodeksu wobec stron trzecich

Podczas wykonywania swoich obowiązków w kontakcie ze stronami trzecimi, Odbiorcy powinni:

  1. w niezbędnym zakresie informować takie osoby trzecie o zobowiązaniach wynikających z Kodeksu;
  2. wymagać przestrzegania zobowiązań wynikających z niniejszego Kodeksu, które bezpośrednio odnoszą się do działań takiej strony trzeciej;
  • w przypadku Pracowników lub Współpracowników, zgłaszać swojemu Menedżerowi, a w przypadku Menedżera, zgłaszać Zarządowi Spółki wszelkie zachowania stron trzecich naruszające niniejszy Kodeks lub w inny sposób mogące skłonić Odbiorców do naruszeń niniejszego Kodeksu.

Spółka ALFACO promuje stosowanie fundamentalnych zasad określonych w Kodeksie, biorąc pod uwagę ramy legislacyjne, społeczne, ekonomiczne i kulturowe, przez strony trzecie, z którymi Spółka utrzymuje relacje; w tym celu spółka ALFACO może zawierać konkretne klauzule we wzorcach umów i szablonach pomiędzy nimi a Spółką, które ustanawiają obowiązek przestrzegania postanowień niniejszego Kodeksu przez takie strony trzecie w ramach ich działań i organizacji.

OGÓLNE ZASADY

Zgodność z prawem

Poszanowanie prawa i postanowień określonych w Kodeksie jest fundamentalną zasadą spółki ALFACO.

W wykonywaniu swoich obowiązków Odbiorcy są zobligowani do przestrzegania obowiązującego ich prawa (krajowego, ponadnarodowego lub zagranicznego), a w każdym razie do powstrzymania się od naruszania przepisów prawa, niezależnie od tego, czy podlegają one karze pozbawienia wolności, grzywny, sankcjom administracyjnym lub innym rodzajom kar.

W tym celu każdy Odbiorca zobowiązuje się do dokładnego zapoznania się z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi wykonywania swoich uprawnień, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.

Oprócz ogólnych zasad staranności i lojalności określonych w polskim porządku prawnym, Odbiorcy powinni również przestrzegać zaleceń dotyczących zachowania, zawartych w obowiązujących ich układach zbiorowych.

Moralność

Jakość i efektywność struktury korporacyjnej oraz reputacja Spółki stanowią bezcenne aktywa i w dużej mierze zależą od postępowania każdego Odbiorcy. Dlatego poprzez swoje postępowanie, Odbiorcy są zobowiązani do przyczyniania się do zachowania tego aktywa, a zwłaszcza reputacji Spółki, zarówno w miejscu pracy, jak i poza nim. W szczególności, wykonując swoje funkcje, Odbiorcy powinni przyjąć postawę inspirowaną moralną uczciwością, uwzględniając różne ramy społeczne, ekonomiczne, polityczne i kulturowe, a zwłaszcza następujące wartości:

  1. uczciwość, sprawiedliwość i dobrą wiarę, będąc odpowiedzialnymi za swoje działania w ramach obowiązków;
  2. przejrzystość, wykorzystywanie posiadanych informacji natychmiastowo, a także wdrażanie procesów komunikacji i przekazywania informacji w sposób klarowny, kompletny, dokładny oraz życzliwy.
    • Godność i równość

Odbiorcy uznają i szanują godność osobistą, prywatność oraz prawa osobiste każdej osoby.

Każdy Odbiorca współpracuje z mężczyznami i kobietami różnych narodowości, kultur, religii i ras. Dyskryminacja, molestowanie lub jakiekolwiek inne formy obraźliwego zachowania, zarówno seksualnego, osobistego, jak i innych rodzajów, nie będą tolerowane.

Profesjonalizm

Odbiorcy powinni wykonywać swoje działania z profesjonalizmem wymaganym przez charakter ich zadań i uprawnień, podejmując maksymalny wysiłek w realizacji wyznaczonych celów oraz starannie wykonywać niezbędne czynności do dalszej analizy i aktualizacji.

RELACJE ZEWNĘTRZNE

Spółka, przed podjęciem jakiejkolwiek współpracy, transakcji lub związania z jakąkolwiek osobą trzecią, będzie brała pod uwagę wszelkie dostępne informacje dotyczące historii i reputacji tej strony trzeciej, a także oceni, między innymi, potencjalne ryzyko korupcji lub wymuszeń związane z takimi czynnikami, jak: kraj, w którym ma się odbyć współpraca, transakcja lub projekt, potencjalni partnerzy handlowi tej osoby trzeciej oraz potencjalne skutki tego działania.

Prezenty, korzyści lub inne przywileje

Wykonując swoje obowiązki, Odbiorcy nie mogą oferować ani przekazywać osobom trzecim, jak również przyjmować ani otrzymywać od osób trzecich, bezpośrednio lub pośrednio, w tym podczas okazji świątecznych, prezentów, korzyści lub innych przywilejów (w tym w formie sum pieniężnych, towarów lub usług różnego rodzaju), które mogłyby wpływać na decyzje biznesowe osoby, z którą spółka utrzymuje relacje biznesowe. Wyjątek stanowią prezenty o niewielkiej wartości, które można uznać za normalną kurtuazję biznesową, w każdym razie takie, które nie skłaniają drugiej strony lub obiektywnego trzeciego obserwatora do uznania, iż mają one na celu uzyskanie lub udzielenie nieuzasadnionych korzyści oraz aby w jakikolwiek sposób nie tworzyć wrażenia nielegalności lub niemoralności.

Odbiorcy otrzymujący prezenty lub oferty prezentów, które nie są zgodne z powyższymi zasadami, muszą niezwłocznie poinformować na piśmie swojego Menedżera, a Menadżerownie na piśmie poinformować Ząrzad Spółki, celem podjęcia odpowiednich działań.

W żadnym przypadku Odbiorcy nie są upoważnieni do nakłaniania do złożenia oferty, przyznawania, przyjmowania lub otrzymywania prezentów jakiegokolwiek rodzaju, choćby o najmniejszej wartości.

Odbiorcy, którzy w ramach swoich obowiązków zawierają umowy ze stronami trzecimi, muszą upewnić się, że umowy te nie przewidują ani nie obejmują prezentów naruszających niniejszy Kodeks.

Spółka ALFACO zezwala na przekazywanie darowizn i/lub sponsorowanie osób trzecich lub wydarzeń sportowych, pod warunkiem, że nie są one udzielane w celu zapewnienia Spółce nienależnych korzyści.

Niezależnie od tego, takie darowizny/sponsoring muszą:

  • być zatwierdzone i należycie autoryzowane;
  • być kierowane do podmiotów, których celem jest przyczynianie się do kulturalnego, społecznego lub sportowego rozwoju obszaru w celach charytatywnych, w przypadku gdy ich wartości są zgodne z wartościami Spółki;
  • podlegać monitorowaniu i być udokumentowane na piśmie.

Spółka ogranicza wszelkie darowizny lub sponsorowanie, mające na celu pozyskanie przychylności jakiejkolwiek strony w sektorze prywatnym lub liderów w administracji publicznej w zamian za korzyści ekonomiczne lub uprzywilejowane traktowanie.

Interakcje z klientami

Relacje handlowe z klientami stanowią integralną część aktywów spółki ALFACO.

Spółka angażuje się w transakcje z klientami, którzy przestrzegają podstawowych zasad oraz, biorąc pod uwagę ich środowisko prawne, społeczne, ekonomiczne i kulturowe, zasad niniejszego Kodeksu.

Aby umocnić szacunek klientów do spółki i tym samym ich lojalność, Odbiorcy są zobowiązani do budowania z nimi relacji opartych na legalności i etycznym postępowaniu, zgodnie z zasadami profesjonalizmu i uczciwości.

W tym celu Odbiorcy są zobowiązani do prowadzenia swoich działań z klientami w sposób fachowy, dokładny, rozważny, mądry, oddany i skuteczny, a także uczciwy, lojalny, pomocny oraz przejrzysty.

W szczególności Odbiorcy powinni:

  • przestrzegać procedur ustanowionych przez spółkę ALFACO dotyczących relacji z klientami;
  • dostarczać klientom dokładnych, precyzyjnych i wyczerpujących informacji dotyczących towarów i usług oferowanych przez spółkę ALFACO;
  • nie używać fałszywych lub wprowadzających w błąd stwierdzeń w sprzedaży lub marketingu swoich produktów i usług.

W promocji produktów i usług Spółki należy zapewnić uczciwość, dokładność i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Twierdzenia muszą opierać się na faktach. Informacje ujawniane w reklamie i oświadczeniach muszą być dokładne i zgodne z prawdą. Wszelkie porównania z produktami i usługami konkurencji muszą być uczciwe, dokładne i możliwe do zweryfikowania.

Interakcje z dostawcami i zewnętrznymi wykonawcami (np. konsultantami, agentami)

 Spółka ALFACO angażuje się w transakcje z dostawcami, którzy przestrzegają podstawowych zasad oraz, biorąc pod uwagę ich środowisko prawne, społeczne, ekonomiczne i kulturowe, zasad niniejszego Kodeksu.

Spółka dąży do uczciwego i bezstronnego wyboru swoich dostawców i zewnętrznych wykonawców. Odbiorcy powinni przestrzegać procedur wyboru dostawców i przyznawania kontraktów określonych przez wytyczne spółki, a także procedur przetargów publicznych (jeśli zostały wdrożone) mających zastosowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Bez uszczerbku dla zobowiązań charakteryzujących się ściśle osobistym charakterem, które mają być oceniane w praktyce w odpowiednich umowach, okresowych lub bieżących dostawach towarów, zamówieniach lub dostarczaniu towarów lub usług na rzecz spółki ALFACO, Odbiorcy, w ramach swoich odpowiednich uprawnień, muszą przestrzegać następujących zasad:

  1. każdy Pracownik lub Współpracownik musi poinformować swojego Menedżera, a każdy Menedżer ma obowiązek poinformować Zarząd Spółki o wszelkich osobistych korzyściach w wykonywaniu swoich uprawnień, które mogłyby prowadzić do konfliktu interesów;
  2. w przypadku konkurencyjnych ofert, dostawcy nie mogą być faworyzowani ani dyskryminowani, a w każdym przypadku muszą być sprawiedliwie i właściwie porównywani, poprzez obiektywne kryteria oceny i wyboru oraz w sposób przejrzysty. Zgodnie z tym, Odbiorcy nie mogą wykluczać potencjalnych dostawców, którzy spełniają wymagania kwalifikacyjne obowiązujące w danym czasie, z szansy na zdobycie danego kontraktu;
  • zaproszenia od osób trzecich mogą być przyjmowane tylko wtedy, gdy ich powód i zakres są odpowiednie, a odmowa naruszałaby obowiązek uprzejmości.

W przypadku, gdy spółka ALFACO nabywa półprodukty i/lub produkty gotowe od stron trzecich w celu wykorzystania ich w swoim procesie produkcyjnym lub sprzedaży na rynku końcowym, zabronione jest fałszowanie pochodzenia użytego materiału lub modyfikowanie znaku towarowego strony trzeciej na użytych materiałach/produktach.

Interakcje z partnerami

Uczestnicząc we wspólnych inicjatywach z innymi podmiotami, czy to poprzez tworzenie wspólnych przedsięwzięć z jednym lub kilkoma partnerami, czy też poprzez nabywanie udziałów w spółkach z innymi udziałowcami, Odbiorcy powinni:

  • nawiązywać relacje wyłącznie z partnerami lub innymi udziałowcami, którzy cieszą się dobrą reputacją handlową, kierują się zasadami etycznymi porównywalnymi z zasadami Spółki i prowadzą działalność zgodnie z Kodeksem;
  • zapewniać przejrzystość umów i powstrzymywać się od zawierania tajnych porozumień lub kontraktów sprzecznych z prawem;
  • niezwłocznie zgłaszać do właściwego działu korporacyjnego wszelkich działań ze strony podmiotu inwestycyjnego, podmiotu w ramach wspólnego przedsięwzięcia, partnera lub udziałowca, które wydają się być w konflikcie z Kodeksem.

Interakcje z rządami i instytucjami publicznymi

Relacje z instytucjami publicznymi są zarządzane przez upoważnionych Kierowników lub przez osoby przez nich delegowane, zgodnie z postanowieniami niniejszego Kodeksu, Statutu Spółki i  specjalnych ustaw, ze szczególnym uwzględnieniem zasad przejrzystości i efektywności.

W relacjach prowadzonych przez Odbiorców Kodeksu, w tym za pośrednictwem stron trzecich, z administracją publiczną, należy przestrzegać następujących zasad:

  • zawsze muszą działać zgodnie z prawem i właściwymi praktykami biznesowymi, z wyraźnym zakazem angażowania się w działania, które w celu uzyskania korzyści lub realizacji interesu Spółki, mogą stanowić przestępstwo;
  • podczas negocjacji biznesowych, stosowania wniosków lub relacji z administracją publiczną, Pracownikom, Współpracownikom i osobom pracującym na rzecz Spółki nie wolno podejmować prób niewłaściwego wpływania na decyzje lub nakłaniania do popełnienia czynów sprzecznych z obowiązkami służbowymi przez dyrektorów, urzędników (w tym urzędników działających lub podejmujących decyzje w imieniu administracji publicznej) lub pracowników, lub ich krewnych lub współmieszkańców, nawet jeśli są one podejmowane na rzecz lub w interesie Spółki,

Tytułem przykładu i bez ograniczeń, Odbiorcy Kodeksu nie mogą, bezpośrednio lub pośrednio:

  • zajmować się lub proponować możliwości zatrudnienia i/lub handlu, które mogłyby przynieść korzyści pracownikom administracji publicznej w jakikolwiek osobisty sposób, w trakcie negocjacji biznesowych lub w ramach interakcji handlowych z administracją publiczną;
  • płacić lub oferować jakichkolwiek prezentów, płatności, korzyści materialnych i innych korzyści lub ułatwień, niezależnie od ich wartości, jakiejkolwiek osobie pełniącej funkcję kierowniczą w administracji publicznej, w celu wpływania lub wynagradzania za czynność związaną z pełnionym przez nią urzędem;
  • oferować, obiecywać ani przyjmować żadnych wartościowych przedmiotów, usług, świadczeń ani uprzejmości w celu uzyskania bardziej korzystnego traktowania w odniesieniu do jakichkolwiek interakcji z administracją publiczną;
  • obiecywać, oferować ani przyjmować żadnych gratyfikacji, aktów uprzejmości lub gościnności, ani oferować pieniędzy, prezentów lub innych korzyści jakimkolwiek osobom administracji publicznej lub ich krewnym, zarówno polsim, jak i zagranicznym.
  • wywierać nielegalnej presji lub obiecywać jakichkolwiek dóbr, usług lub korzyści;
  • przedstawiać fałszywych oświadczeń krajowym lub unijnym organom publicznym w celu uzyskania funduszy publicznych, dotacji lub dofinansowanych pożyczek, lub w celu uzyskania koncesji, zezwoleń, licencji oraz innych aktów administracyjnych;
  • zmieniać funkcjonowania systemu komputerowego lub telekomunikacyjnego lub modyfikować zawartych w nim danych w celu uzyskania nieuczciwej przewagi, powodując szkody dla administracji publicznej;
  • wykorzystywać otrzymanych od organów publicznych środków finansowych w formie dotacji lub finansowania do celów innych niż te, dla których zostały one przyznane;
  • ubiegać się lub uzyskiwać poufnych informacji, które mogą zagrażać integralności lub reputacji obu stron.

Relacje z organizacjami politycznymi i związkami zawodowymi

Relacje z organizacjami politycznymi i związkami zawodowymi są zarządzane przez upoważnione i delegowane przez Zarząd Spółki Kierowników osoby, zgodnie z postanowieniami niniejszego Kodeksu, Statutu Spółki i specjalnych ustaw, ze szczególnym uwzględnieniem zasad bezstronności i niezależności, na poziomie krajowym i międzynarodowym.

Ponadto zabronione są wszelkie formy finansowania lub inny wkład w partię polityczną lub jej przedstawicieli.
Relacje z mediami

Relacje z prasą, telewizją i ogólnie ze środkami masowego przekazu, zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi, są zarządzane wyłącznie przez upoważnione i delegowane przez Zarząd Spółki osoby.

Wszelka komunikacja zewnętrzna musi być uprzednio zatwierdzona zgodnie z obowiązującymi w danym czasie procedurami Spółki.

Konkurencja

Każdy Odbiorca musi przestrzegać zasad uczciwej konkurencji i przepisów antymonopolowych.

Aby nie naruszać przepisów dotyczących konkurencji, spółka ALFACO prowadzi działalność wyłącznie zgodnie z własnymi decyzjami strategicznymi i handlowymi, definiując swoją politykę autonomicznie i niezależnie od polityki konkurentów.

W szczególności zabronione jest:

  1. nawiązywanie relacji z konkurentami spółki ALFACO w celu osiągnięcia porozumienia w sprawie cen zakupu lub sprzedaży, ilości lub innych warunków umownych;
  2. zawieranie umów lub porozumień o zakazie konkurencji, w tym ustnych, z konkurentami spółki ALFACO;

uniemożliwianie lub ograniczanie produkcji, rynków lub dostępu do rynków, wydatków kapitałowych, rozwoju technicznego lub postępu technologicznego;

  1. podział rynków lub źródeł zaopatrzenia, w tym poprzez umowy o udział w przetargach;
  2. stosowanie w relacjach biznesowych z innymi kontrahentami obiektywnie różnych warunków dla równoważnych usług, stawiając ich tym samym w niesłusznej niekorzystnej sytuacji konkurencyjnej;
  • uzależnianie podpisania umów od akceptacji przez kontrahentów dodatkowych usług, które ze względu na swoją naturę lub zgodnie z obyczajem handlowym nie mają związku z przedmiotem takich umów.

Aby zapobiec naruszeniom powyższych przepisów, Pracownicy i Współpracownicy są zobowiązani do zgłaszania swojemu Menedżerowi, a Menedżerowie są zobowiązani do zgłaszania Zarządowi Spółki wszelkich działań sprzecznych z zakazami wymienionymi powyżej.

Sprzedaż produktów i usług Spółki powinna odbywać się wyłącznie na podstawie ich zalet i oferowanych korzyści. Niniejszy Kodeks zabrania fałszywego dyskredytowania konkurentów lub ich produktów i usług.

Spółka uznaje, że konkurencja jest istotnym elementem dla rozwoju gospodarczego i postępu społecznego. W związku z tym, prowadząc swoją działalność, Spółka będzie zapewniać spełnienie ogólnych warunków swobody przedsiębiorczości, umożliwiając podmiotom gospodarczym wejście na rynek i konkurowanie na równych warunkach, oraz będzie chronić swoich klientów, pomagając w kontrolowaniu cen i poprawie jakości usług wynikających ze swobodnej konkurencji.

Spółka nie będzie odmawiać ujawnienia, ukrywać ani opóźniać żadnych informacji żądanych przez organ antymonopolowy i organy regulacyjne w trakcie ich działań inspekcyjnych i aktywnie współpracować podczas procedur dochodzeniowych.

Walka z korupcją

Zgodnie z wartościami uczciwości i przejrzystości, Spółka zobowiązuje się do wdrożenia wszelkich niezbędnych środków mających na celu zapobieganie i unikanie korupcji, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.

Niniejszy Kodeks Etyki stanowi dokument referencyjny, w którym określone są zasady postępowania mające na celu ograniczenie ryzyka naruszenia przepisów przeciwko korupcji w krajach, w których Grupa prowadzi działalność. Jest on przyjęty w celu przyczynienia się do tworzenia zrównoważonej wartości poprzez profesjonalizm, przestrzeganie prawa, moralność, godność i równość. Jeśli powyższe przepisy i regulacje nie obejmują konkretnej kwestii, zwracamy się do Odbiorców, zainteresowanych i zaangażowanych stron trzecich, aby odnosili się do zasad i wytycznych zawartych w niniejszym dokumencie.

Ogólnie rzecz biorąc, pieniądze nie mogą być wypłacane, przyjmowane ani obiecywane, ani też nie mogą być stosowane żadne inne formy korupcji, czyli działania podejmowane, zarówno samodzielnie, jak i ze wspólnikiem, niezależnie od tego, czy jest on uczestnikiem, czy odbiorcą, w celu wywarcia wpływu na niezależną ocenę strony lub uzyskania bezpośrednich lub pośrednich korzyści dla samej Spółki.

ZASOBY LUDZKIE

Selekcja, rozwój i szkolenie zawodowe

Zasoby ludzkie stanowią centralny element, na którym opiera się realizacja celów Spółki. W procesie doboru i zarządzania personelem, Spółka stosuje kryteria oparte na zasługach i kompetencjach, oceniając umiejętności i potencjał każdej osoby.

Spółka ALFACO promuje i rozwija umiejętności i zdolności każdego Odbiorcy, organizując szkolenia oraz kursy doskonalące. Odbiorcy są zobowiązani sumiennie uczestniczyć w tych działaniach i zgłaszać wszelkie potrzeby dodatkowych lub specjalistycznych działań, aby umożliwić podjęcie niezbędnych inicjatyw przez Spółkę. Spółka ogranicza możliwość sugerowania podwyżki lub innej korzyści, a także awansu zawodowego w zamian za naruszenie prawa, Kodeksu Etyki i wewnętrznych zasad czy regulacji.

Równość szans

Spółka dąży do stworzenia solidnego środowiska pracy wolnego od dyskryminacji ze względu na rasę, kulturę, ideologię, płeć, niepełnosprawność, moralność, wyznanie religijne czy inne czynniki, oraz do zapewnienia Odbiorcom równych szans i równego traktowania.

Wszyscy Odbiorcy są zobowiązani współpracować w celu osiągnięcia tego celu.

Miejsce pracy

Odbiorcy powinni współpracować dla osiągnięcia wspólnych rezultatów i zobowiązać się do stworzenia spokojnego, pełnego wyzwań i satysfakcjonującego środowiska pracy.

W pracy Odbiorcy powinni zachować postawę charakteryzującą się zawodową uczciwością, schludnością i przyzwoitością. Nękanie lub molestowanie są niedozwolone.

Działania dodatkowe

Odbiorcy są uprawnieni do prowadzenia dodatkowych działań, o ile nie zagrażają one wykonaniu ich głównych obowiązków zawodowych na rzecz Spółki.

W każdym przypadku Odbiorcy muszą powstrzymać się od prowadzenia dodatkowych działań (w tym nieodpłatnych), które są sprzeczne z konkretnymi zobowiązaniami, jakie podjęli wobec spółki ALFACO.

Korzystanie z firmowego sprzętu i udogodnień

Aktywa firmy, w szczególności maszyny i urządzenia znajdujące się w miejscu pracy, są wykorzystywane do wykonywania działalności Spółki, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W żadnym wypadku Odbiorcy nie są upoważnieni do korzystania z aktywów Spółki, a w szczególności z zasobów komputerowych i sieciowych do celów sprzecznych z prawem, porządkiem publicznym lub moralnością, ani do popełniania lub nakłaniania innych do popełnienia przestępstw, a także do podżegania do nienawiści rasowej, gloryfikacji przemocy i naruszania praw człowieka.

Żaden Odbiorca nie jest upoważniony do tworzenia nagrań dźwiękowych lub wideo ani do powielania dokumentów firmowych w formie elektronicznej, papierowej lub fotograficznej, chyba że takie działania wchodzą w zakres jego zwykłych obowiązków.

Alkohol i narkotyki; palenie tytoniu

Zakazane jest spożywanie narkotyków lub alkoholu w miejscu pracy.

Z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawnych dotyczących palenia w miejscu pracy, Spółka bierze pod szczególną uwagę potrzeby osób, które domagają się ochrony przed „biernym paleniem” w miejscu pracy.

KONFLIKTY INTERESÓW

Wykonując swoje obowiązki, Odbiorcy powinni unikać wszelkich sytuacji konfliktu interesów.

Przykładowo, konflikty interesów mogą powstać w następujących sytuacjach:

  1. zajmowanie stanowisk w Spółce lub wykonywanie czynności służbowych dowolnego rodzaju u klientów lub dostawców;
  2. nabycie przez Odbiorcę lub jego rodzinę udziałów ekonomicznych i finansowych w Spółkach dostawców lub klientów (takich jak na przykład bezpośrednie lub pośrednie udziały w kapitale tych podmiotów).

Każda sytuacja, która może prowadzić do konfliktu interesów lub w inny sposób wpływać na zdolność Odbiorcy do podejmowania decyzji w najlepiej pojętym interesie Spółki, musi być natychmiast zgłoszona przez Pracownika lub Współpracownika jego Menedżerowi, lub przez Menedżera do Zarządu Spółki, i skutkuje obowiązkiem wstrzymania się przez Odbiorcę od podejmowania jakichkolwiek działań związanych z taką sytuacją.

Powyższe nie narusza przepisów odnoszących się do konfliktów interesów dotyczących członków organów zarządzających i kontrolnych, zgodnie z prawem.

RACHUNKOWOŚĆ I KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wpisy księgowe

Przejrzystość rachunkowości i prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami prawdziwości, kompletności, klarowności, precyzji, dokładności oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami stanowią fundamentalne warunki skutecznego nadzoru.

Dla każdej transakcji konieczne jest przechowywanie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej, aby ułatwić wpisy księgowe, śledzenie transakcji oraz identyfikację odpowiedzialności, jeśli to ma zastosowanie.

Każdy Odbiorca musi przyczynić się do prawidłowego i terminowego księgowania wszystkich działań Spółki.

Odbiorcy są również zobowiązani do przedłożenia odpowiedniej dokumentacji uzupełniającej przy sporządzaniu raportów wydatków, o których zwrot się ubiegają.

Kontrole wewnętrzne

Funkcjonalność i efektywność złożonej struktury wymaga właściwego funkcjonowania na wszystkich poziomach; aby zapewnić takie działanie, wdrożono system kontroli wewnętrznej, mający na celu monitorowanie i kierowanie organizacją spółki ALFACO.

Każdy Odbiorca, w zakresie swoich obowiązków i zadań, jest odpowiedzialny za określenie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli.

Raporty informacyjne

Przepływ informacji musi być zarządzany zgodnie z kryteriami prawdziwości, dokładności i terminowości. W tym celu zarówno raporty wewnętrzne (przeznaczone dla kolegów, współpracowników, udziałowców), jak i raporty zewnętrzne (przeznaczone dla klientów, dostawców, partnerów instytucjonalnych, rynku) powinny być sporządzane skrupulatnie i zgodnie z tymi zasadami.

Spółka ALFACO również spełnia swoje obowiązki prawne, w tym obowiązki informacyjne wobec odpowiednich organów, ze szczególnym uwzględnieniem organów nadzoru i kontroli, oraz współpracuje z nimi w wykonywaniu ich funkcji, zgodnie z obowiązującym prawem i regulacjami.

POLITYKA BIZNESOWA

Ochrona środowiska

Ochrona środowiska i zasobów naturalnych stanowią priorytetowe cele Spółki. Spółka oraz wszyscy jej pracownicy działają zgodnie z obowiązującym prawem i przepisami w celu ochrony środowiska i ograniczenia zanieczyszczeń. Wykonując swoje uprawnienia i zadania, Odbiorcy muszą przyczyniać się do osiągania wzorowych wyników w tym obszarze.

Na odpowiednich forach oraz prowadząc działalność przemysłową, Spółka przyczynia się do promowania rozwoju naukowego i technologicznego mającego na celu ochronę środowiska i zasobów.

Ochrona zdrowia i bezpieczeństwo w miejscu pracy

Odpowiedzialność każdego Odbiorcy wobec jego kolegów i współpracowników wymaga najwyższej staranności w zapobieganiu ryzyku. W tym celu techniczne planowanie miejsc pracy, sprzętu i procesów musi opierać się na najwyższym poziomie zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy. Każdy Odbiorca musi zwracać najwyższą uwagę na wykonywane czynności, ściśle przestrzegając wszystkich obowiązujących środków bezpieczeństwa i zapobiegania, aby uniknąć wszelkiego możliwego ryzyka zarówno dla siebie, jak i dla swoich kolegów i współpracowników.

Własność intelektualna i rozwój nowych produktów

Ochrona własności intelektualnej Spółki, w tym patentów, tajemnic handlowych, znaków towarowych, oznaczeń handlowych, wiedzy technicznej i naukowej, know-how oraz umiejętności nabytych w trakcie działalności gospodarczej, jest istotna dla utrzymania przewagi konkurencyjnej Spółki.

Pracownicy są zobowiązani do definiowania, ochrony, utrzymania i obrony praw Spółki we wszystkich obszarach własności intelektualnej i komercyjnie istotnych oraz do odpowiedzialnego korzystania z tych praw.

Oprócz ochrony praw własności intelektualnej Spółki, należy również przestrzegać prawa własności intelektualnej innych stron.

Prawa autorskie

Wiele materiałów wykorzystywanych przez menedżerów, pracowników i przedstawicieli handlowych podczas wykonywania ich pracy jest chronionych prawem autorskim. Powielanie, rozpowszechnianie lub modyfikowanie materiałów chronionych prawem autorskim bez zgody właściciela praw autorskich jest nielegalne i zabronione na mocy niniejszego Kodeksu, z wyjątkiem prawnych zwolnień, takich jak „fair use”. Nieautoryzowana kopia materiałów chronionych prawem autorskim może skutkować naruszeniami, które podlegają sankcjom cywilnym i/lub karnym. Chociaż naruszenie praw autorskich zazwyczaj dotyczy nieautoryzowanego kopiowania publikacji lub innych materiałów drukowanych, może również obejmować nieautoryzowane korzystanie z fotografii, grafik czy projektów. Zazwyczaj oprogramowanie komputerowe jest chronione prawami autorskimi i jest sprzedawane na zasadzie licencji, która może ograniczać jego użytkowanie. Menedżerom, pracownikom lub przedstawicielom handlowym zabrania się kopiowania oprogramowania lub używania go na różnych komputerach, chyba że taka praktyka jest dozwolona przez odpowiednie umowy licencyjne lub gdy zachodzi prawne zwolnienie.

Społeczna odpowiedzialność biznesu

Odpowiedzialność społeczna przedsiębiorstw, działających zarówno w POLSCE, jak i za granicą, jest wartością uznawaną i podzielaną przez spółkę ALFACO.

Spółka prowadzi swoją działalność z poszanowaniem społecznych i moralnych zobowiązań i poprzez nie dąży do przyczyniania się do rozwoju gospodarczego, intelektualnego oraz społecznego zasobów każdego kraju i społeczności, w których działa.

INFORMACJE I POUFNOŚĆ

Informacje dotyczące spółki ALFACO

W żadnym wypadku poufne lub uprzywilejowane informacje dotyczące spółki ALFACO, uzyskane lub przetworzone przez Odbiorców w ramach ich uprawnień lub podczas ich działań w stosunkach ze Spółką, nie mogą być używane, ujawniane osobom trzecim ani rozpowszechniane w celach innych niż statutowe. Pojęcie informacji poufnych obejmuje wszelkie dane, wiedzę, akty, dokumenty, raporty, notatki, badania, rysunki, fotografie i wszelkie inne materiały związane z organizacją, jej aktywami, metodami produkcji, operacjami handlowymi i finansowymi, badaniami i rozwojem, a także postępowaniami sądowymi i administracyjnymi dotyczącymi Spółki. Obowiązek zachowania poufności pozostaje w mocy również po zakończeniu relacji ze Spółką, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami. Wszelkie informacje poufne muszą być przechowywane w miejscach niedostępnych dla osób nieuprawnionych.

Ochrona danych osobowych

W trakcie wykonywania swoich działań Spółka przetwarza dane osobowe Odbiorców i osób trzecich. Spółka wymaga, aby Odbiorcy w ramach wykonywania swoich uprawnień zobowiązywali się do zapewnienia, że dane przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W tym celu przetwarzanie danych osobowych jest ograniczone do upoważnionego personelu i musi odbywać się zgodnie z wewnętrznymi zasadami i procedurami spółki ALFACO, które są ustanawiane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

WDRAŻANIE POSTANOWIEŃ

Informacje ogólne

W celu osiągnięcia zgodności z zasadami określonymi w niniejszym Kodeksie, spółka ALFACO zapewnia:

  1. jak najszersze rozpowszechnienie niniejszego Kodeksu i zapoznanie się z nim;
  2. jednolite interpretowanie i wdrażanie niniejszego Kodeksu;
  • przeprowadzanie postępowań w zakresie zgłaszanych naruszeń niniejszego Kodeksu oraz stosowanie sankcji w przypadku naruszeń Kodeksu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
  1. zapobieganie i zwalczanie wszelkich form odwetu wobec tych, którzy przyczyniają się do wdrożenia niniejszego Kodeksu;
  2. okresową aktualizację niniejszego Kodeksu, na podstawie pojawiających się w danym czasie wymagań, również w świetle powyższych działań.

Bez uszczerbku dla uprawnień i obowiązków przysługujących Zarządowi Spółki zgodnie z prawem wszyscy Pracownicy są zobowiązani do wdrażania i współpracy przy wdrażaniu Kodeksu, w granicach swoich odpowiedzialności i uprawnień.

Wyjaśnienia, skargi i zgłoszenia

Wszyscy interesariusze Spółki mogą zgłaszać na piśmie, nieanonimowo, za pośrednictwem odpowiednich poufnych kanałów informacyjnych, wszelkie naruszenia lub podejrzenia naruszenia Kodeksu do Zarządu Spółki, który zbada zgłoszenie i w miarę konieczności przeprowadzi rozmowę z autorem i osobą odpowiedzialną za rzekome naruszenie.

Zarząd Spółki ma m.in. następujące obowiązki:

  • okresowa kontrola wdrożenia i zgodności z Kodeksem;
  • sprawdzanie treści Kodeksu w celu zgłaszania konieczności dostosowań do zmian w przepisach;
  • podejmowanie działań na rzecz rozpowszechniania Kodeksu;
  • przyjmowanie zgłoszeń o naruszeniach Kodeksu i przeprowadzanie w tej sprawie postępowań wyjaśniających;
  • zapewnianie wsparcia i pomocy tym, którzy zgłaszają jakiekolwiek niezgodności z Kodeksem, chroniąc ich przed presją, ingerencją, zastraszaniem i odwetem.

Jeśli Odbiorcy mają jakiekolwiek obawy dotyczące zgodności z prawem, braku etyki lub sprzeczności z Kodeksem dotyczącymi określonego postępowania, mogą skontaktować się ze swoim przełożonym i/lub Zarządem Spółki. Aby zgłosić naruszenie przez Odbiorców, konieczne jest przesłanie pisemnej informacji do przełożonego lub Zarządu Spółki, za pośrednictwem poczty elektronicznej (_) lub wewnętrznej poczty.

Otrzymane informacje będą traktowane jako ściśle poufne.

 

POBIERZ KOD ETYKI ALFACO - Członka Grupy CAREL.

Kodeks Etyczny_04.2024-ALFACO (1)
Format: DOCX